Interpretacja indywidualna z dnia 10 marca 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.20.2025.1.KO

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 stycznia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług dotyczący skutków podatkowych uznania reklamacji złożonej w ramach gwarancji i zwrotu klientowi kwoty za towar.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A (dalej jako Wnioskodawca lub Spółka) jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Przedmiotem przeważającej działalności Spółki jest sprzedaż (…). Oferta obejmuje w szczególności (…), które sprzedawane są przez Spółkę pod jej własną marką handlową.

Spółka nie jest podmiotem wprowadzającym do obrotu (…), których dotyczy niniejszy wniosek. Podmiotem wprowadzającym do obrotu jest inna spółka, powiązana z Wnioskodawcą, a która jest ich importerem. Jednak Wnioskodawca jest (…).

Części, których dotyczy niniejszy wniosek, nie są nabywane przez klientów (dalej jako Klient) bezpośrednio od Spółki. W łańcuchu sprzedaży (dostaw) występuje co najmniej jeszcze jeden podmiot (najczęściej dystrybutor lub hurtownik), który nabywa części od Spółki i sprzedaje je Klientowi. Pomiędzy Spółką a Klientem występować może jednak większa liczba takich podmiotów (pośredników). Jakkolwiek mogą mieć miejsce także sytuacje, w których części są nabywane bezpośrednio od Spółki, poprzez prowadzone przez Spółkę sklepy stacjonarne oraz poprzez sprzedaż internetową, to takie przypadki nie są przedmiotem niniejszego wniosku.

W celu uatrakcyjnienia oferty części i akcesoriów sprzedawanych pod własną marką handlową (dalej jako „Części”), Spółka wprowadziła gwarancję na te części i akcesoria (sprzedawane pod marką własną). Jest to gwarancja (dalej jako „Gwarancja”) niezależna od odpowiedzialności wynikającej z rękojmi oraz niezgodności towaru z umową przysługujących kupującym wprost z przepisów Kodeksu Cywilnego oraz ustawy o prawach konsumenta. Gwarancja funkcjonuje w relacji między Spółką, będącą Gwarantem, a Klientem (będącym klientem końcowym) – niezależnie od ilości innych podmiotów, które uczestniczą w łańcuchu sprzedaży. Gwarancja uprawnia Klienta m.in. do zwrotu Części oraz otrzymania przez Klienta ceny, po której zakupił Część w razie ustalenia odpowiedzialności Spółki pełniącej w tym przypadku rolę Gwaranta w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Gwarancja funkcjonuje zgodnie z postanowieniami regulaminu przyjętego przez Spółkę. Regulamin określa w szczególności warunki, które muszą być spełnione przez Klienta, aby mógł on skorzystać z uprawnienia do zwrotu Części oraz do otrzymania ceny zakupu Części.

Gwarancja służy bezpośrednio zwiększeniu sprzedaży Części, a więc i uzyskiwanych przychodów. Ma na celu uatrakcyjnienie oferty Części i promowanie ich marki (marki własnej Spółki), jako objętej gwarancją, która ma uprościć i przyśpieszyć ewentualne reklamacje składane przez Klientów – niezależnie od miejsca zakupu. Służy to również budowaniu wizerunku marki pod którą sprzedawane są Części, jako rozpoznawalnej, wysokojakościowej oraz kojarzonej bezpośrednio ze Spółką i gwarancją Spółki. W konsekwencji promowaniu ulega w ten sposób także sama Spółka i jej oferta handlowa oraz jej wiarygodność. Dzięki Gwarancji Klient dowiaduje się o Spółce i jej ofercie, podczas gdy wcześniej nie musiał kojarzyć marki Części bezpośrednio z samą Spółką. W szczególności cele te są osiągane poprzez rejestrację przez Klienta zakupionej przez niego Części na dedykowanej stronie internetowej prowadzonej przez Spółkę pod marką Części.

Klientami mogą być zarówno podmioty prowadzące działalność gospodarczą i nabywające Części w związku z tą działalnością, jak i inni nabywcy Części, w tym osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej lub wprawdzie prowadzące taką działalność, lecz dokonujące zakupu jako „osoby prywatne” (konsumenci), albo zawierające umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Funkcjonowanie Gwarancji opiera się na następujących (opisanych poniżej) założeniach.

Klient, który zarejestrował Część na stronie internetowej prowadzonej przez Spółkę pod marką Części, może złożyć reklamację poprzez tę dedykowaną stronę internetową. Jednocześnie Klient odsyła Część do Spółki w ramach weryfikacji roszczeń wynikających z Gwarancji wraz z wydrukowanym formularzem reklamacyjnym. Część trafia do działu zwrotów Spółki. Pracownik działu zwrotów przekazuje Część w wyznaczone miejsce (dedykowane dla Części w ramach Gwarancji) w dziale reklamacji Spółki. Dział ten rozpatruje reklamację z tytułu Gwarancji, biorąc pod uwagę warunki wynikające z jej regulaminu. W efekcie dział reklamacji zgłoszoną reklamację uznaje za zasadną (i zgodną z warunkami Gwarancji) lub ją odrzuca (w pozostałych przypadkach). W razie odrzucenia reklamacji informacja o tym fakcie jest przekazywana Klientowi e-mailem. W takim przypadku Część, której dotyczy odrzucona reklamacja, jest odsyłana (zwracana) do Klienta.

Natomiast w przypadku uznania reklamacji Spółka zwraca Klientowi środki pieniężne w kwocie odpowiadającej cenie zakupu Części przez Klienta. Reklamowana Część pozostaje natomiast w Spółce.

W przypadku uznanej reklamacji, a więc złożonej przez klienta skutecznie w ramach Gwarancji, klient otrzymuje od Spółki kwotę odpowiadającą cenie, po której Klient dokonał zakupu Części. Zwrot dokonywany jest zawsze w kwocie brutto wydatkowanej przez Klienta – bez względu na to, czy Klient dokonał zakupu na cele prowadzonej działalności gospodarczej i bez względu na fakt, czy Klientowi z tytułu dokonanego zakupu Części przysługiwało prawo do doliczenia VAT (rozpatrując reklamację złożoną w ramach Gwarancji Spółka nie bada tych okoliczności).

Dodatkowo należy podkreślić, iż Klient otrzymuje w takim przypadku od Spółki kwotę, po której Klient zakupił Część – bez względu na to, że zakupu Części nie dokonał bezpośrednio od Spółki. W ten sposób, w przypadku uznania reklamacji z tytułu Gwarancji, Spółka zwraca klientowi kwotę brutto, po której Klient zakupił Część od innego podmiotu, a będącego pośrednikiem w łańcuchu sprzedaży (dostawy) pomiędzy Spółką a Klientem. Oznacza to, iż Spółka może w ten sposób zwrócić (wypłacić) klientowi kwotę wyższą od tej, po której Spółka sama sprzedała Część do podmiotu będącego bezpośrednim nabywcą tej Części od Spółki (a to ze względu na marże, które naliczane są na kolejnych etapach obrotu, zanim Część trafi do Klienta). Możliwa (w wyjątkowych przypadkach) jest jednak również sytuacja, w której pomimo faktycznego otrzymania zwrotu Części, Spółka zwróci Klientowi kwotę mniejszą niż ta, którą Spółka sama uprzednio otrzymała w transakcji sprzedaży Części do podmiotu będącego bezpośrednim nabywcą od Spółki (a to np. w przypadku, w którym pośrednik w łańcuchu sprzedaży sprzedał towaru Klientowi ze znacznym rabatem, np. w ramach akcji promocyjnej).

Jakkolwiek Gwarancja obowiązuje także poza granicami Polski, na obszarze UE i EOG, to przedmiotem niemniejszego wniosku są wyłącznie te przypadki, w których sprzedaż Części stanowił dla Spółki odpłatną dostawę towarów na terytorium kraju w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT) a ich zwrot do Spółki (w ramach Gwarancji) nie stanowi importu towarów w rozumieniu tej ustawy.

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług

Czy w przedstawionym stanie faktycznym, w przypadku uznania reklamacji złożonej w ramach Gwarancji, zwrot Części przez Klienta do Spółki, będącej Gwarantem oraz w konsekwencji zwrot (wypłata) Klientowi przez Spółkę kwoty, po której Klient zakupił tę Część:

1.powoduje po stronie Spółki powstanie obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług (dalej jako VAT) z jakiegokolwiek tytułu?

2.Spółka będzie uprawniona lub zobowiązana do obniżenia podstawy opodatkowania w VAT z tytułu wcześniejszej sprzedaży tej Części?

3.brak jest podstawy do wystawiania przez Spółkę faktury korygującej i w konsekwencji udokumentowanie reklamacji może następować notą księgową?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

W ocenie Spółki, w przedstawionym stanie faktycznym, w przypadku uznania reklamacji złożonej w ramach Gwarancji, zwrot Części przez Klienta do Spółki, będącej Gwarantem oraz w konsekwencji zwrot (wypłata) Klientowi przez Spółkę kwoty, po której Klient zakupił tę Część:

1.nie powoduje po stronie Spółki powstanie obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług (VAT) z jakiegokolwiek tytułu;

2.Spółka nie będzie uprawniona lub zobowiązana do obniżenia podstawy opodatkowania w VAT z tytułu wcześniejszej sprzedaży tej Części;

3.brak jest podstawy do wystawiania przez Spółkę faktury korygującej i w konsekwencji udokumentowanie reklamacji może następować notą księgową.

Uzasadnienie.

Ad. 1

Odbiór przez Spółkę (w przypadku uznania reklamacji) zwracanej Części i zwrot (wypłata) Klientowi kwoty, po której Klient zakupił Część, nie stanowią żadnej z czynności, o których mowa w art. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT), określającym przedmiot opodatkowania. W konsekwencji nie będzie powodować po stronie Spółki powstanie obowiązku podatkowego w VAT z jakiegokolwiek tytułu.

Odbiór części w ramach zobowiązania gwarancyjnego nie może być uważany za usługę świadczoną przez Spółkę. Dla takiej usługi nie można byłoby wskazać jej konsumenta (odbiorcy), który z takiej usługi odnosiłby korzyść. Z punktu widzenia Klienta jest to „kontynuacja” umowy sprzedaży, w ramach której Klient nabył Część (od swojego dostawcy), a z punktu widzenia Spółki jest to „kontynuacja” umowy sprzedaży, w ramach której Spółka sprzedała wcześniej tę część do swojego odbiorcy, udzielając na nią Gwarancji. Klienta trudno uznać za odnoszącego jakąkolwiek korzyść w sytuacji, która faktycznie wiąże się dla niego z niedogodnością, jaka wynika z faktu, iż nabył Część nieodpowiadającą udzielonym (w związku z Gwarancją) zapewnieniom.

Także Spółka nie odnosi żadnej korzyści z odbioru Części. Nie można uznać, iż Spółka jest beneficjentem usługi świadczonej przez Klienta. Przeciwnie taka sytuacja wiąże się dla niej z dodatkowym nakładem pracy (obsługa reklamacji), dokonaniem płatności na rzecz Klienta (dodatkowy koszt) oraz koniecznością zagospodarowania Części, która okazała się być niezgodna z oświadczeniem Spółki co do jej jakości (właściwości).

Ponadto to Spółka jest podmiotem przekazującym środki pieniężne, a więc w tej sytuacji brak jest przepływu pieniężnego, który mógłby stanowić w Spółce obrót podlegający opodatkowaniu VAT (brak podstawy opodatkowania). Natomiast z perspektywy czynności nieodpłatnych obsługa Gwarancji i wypełnianie obowiązków z niej wynikających, to czynności, które Spółka podejmuje ściśle w związku z celami wykonywanej działalności gospodarczej.

Powyższe wnioski znajduję potwierdzenie na gruncie interpretacji indywidualnej z 17 listopada 2023 r. (nr 0114-KDIP1-2.4012.450.2023.1.RM). Potwierdza ona, iż załatwianie reklamacji towaru polegające na zwrocie ceny towaru objętego reklamacją - nie powoduje u podatnika obowiązku w podatku od towarów i usług. W tym sensie, że nie skutkuje u niego opodatkowaniem.

Ad 2.

Zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy o VAT podstawę opodatkowania obniża się o:

1)kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

2)wartość zwróconych towarów i opakowań;

3)zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;

4)wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Nie ulega wątpliwości, iż na gruncie rozpatrywanego przypadku nie ma miejsca żadna z sytuacji, o których mowa powyżej w pkt 1 i 3-4. W ocenie Spółki nie ma jednak również miejsca przypadek, o którym mowa w pkt 2, tj. pomimo zwrotu Części brak jest po stronie Spółki uprawnienia i zobowiązania do obniżenia podstawy opodatkowania.

Przepis art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy o VAT stanowi o „wartości zwróconych towarów”. Jednak w rozpatrywanym przypadku Spółka nie będzie zwracać takiej wartości. Kwota, którą Spółka będzie zwracać Klientowi, nie będzie wynikać z „wartości towarów” w transakcji pomiędzy Spółka a odbiorcą Spółki. Zwracana będzie inna kwota, determinowana ceną w transakcji między Klientem a jego dostawcą. Z perspektywy Spółki nie będzie to „wartość zwróconych towarów”, bo nie będzie to wartość tych towarów w Spółce (nie będzie zwracana wartość, po której Spółka sprzedała Części do swojego odbiorcy).

Ponadto przyjęcie, iż kwota zwracana klientowi stanowi wartość, o której mowa w art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy o VAT, prowadziłoby do absurdalnych, a więc niemożliwych do zaakceptowania wniosków, które muszą zostać odrzucone. Okazałoby się, iż w zależności od relacji ceny sprzedaży Części w transakcji między Spółką a odbiorcą Spółki względem ceny sprzedaży Części w transakcji między Klientem a jago dostawcą, Spółka korygowałaby (zmniejszałaby) podstawę opodatkowania o kwotę większą niż sama wcześniej dla celów VAT wykazała z tytułu jej sprzedaży (sprzedaż Części przez Spółkę i jej zwrot do Spółki wygenerowałby ujemny obrót w VAT). Alternatywnie mogłaby mieć także miejsce przypadki, gdy pomimo zwrotu Części do Spółki (i w tym sensie „anulowania” sprzedaży) nie jest korygowany całej obrót z tytułu jej wcześniejszej sprzedaży (sprzedaż Części przez Spółkę i jej zwrot do Spółki wygenerowałby obrót w VAT pomimo braku finalnie faktycznego obrotu towarowego).

Pomocniczo powołać można w tym miejscu interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 lutego 2021 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.733.2020.1.MPE) dotyczącą zwrotu towarów używanych. Organ podatkowy wskazał w niej: „Zatem Wnioskodawca w ramach „zwrotu towaru” nie otrzyma towarów stanowiących pierwotny przedmiot dostawy. W tak przedstawionych okolicznościach sprawy Wnioskodawca nie będzie otrzymywał zwrotu towarów w rozumieniu art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy o VAT. Należy zwrócić uwagę, że gdyby nawet tut. Organ zgodził się z Wnioskodawcą i uznał, że dochodzi do zwrotu towaru, to nie ma prawnej możliwości udokumentowania takiego zdarzenia gospodarczego. Wnioskodawca dokonał sprzedaży towaru np. 1 szafy za 1000 zł, klient zwraca Wnioskodawcy po długim okresie czasu 1 szafę za 200 zł, pozostaje z faktury pierwotnej kwota 800 zł, która nie odnosi się do żadnej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT, tj. ani sprzedaży towaru ani usługi, gdyż przedmiot opodatkowania został "wyzerowany". Tak więc nie jest dopuszczalna sytuacja, w której Wnioskodawca dokona sprzedaży nowego towaru, klient następnie zwróci towar zużyty w danym stopniu, wskutek czego Wnioskodawca będzie mógł uznać, że nastąpił zwrot sprzedanego towaru, który można udokumentować fakturą korygującą.”

W ocenie Spółki powołana interpretacja przez analogię pozostaje aktualna także w sytuacji będącej przedmiotem wniosku. Uznając reklamację złożoną w ramach Gwarancji Spółka nie otrzyma towarów „stanowiących pierwotny przedmiot dostawy”, bo zwracany będzie towar, który kolejno stał się przedmiotem innej dostawy (transakcji). W tym sensie zwrot nie będzie dotyczył „pierwotnego przedmiotu dostawy”. Ponadto, jak opisano to wcześniej, zwracana Klientowi kwota z założenia nie prowadziłaby do „wyzerowania” obrotu z tytułu pierwotnej sprzedaży, co byłoby niedopuszczalne (w świetle powołanej wyżej interpretacji z 23 lutego 2021 r.).

Ad 3.

Stosownie do treści art. 106j ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1)podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,

2)(uchylony),

3)dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4)dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,

5)stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury,

- podatnik wystawia fakturę korygującą.

Nie powinna ulegać wątpliwości, iż „zwrot podatnikowi towarów”, o którym mowa powyżej w pkt 3, należy utożsamiać z sytuacją wynikającą z art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy o VAT. Natomiast jak wykazano powyżej, na gruncie okoliczności niniejszego wniosku, nie będzie dochodzić do zwrotu towarów, o którym mowa w tym przepisie (tj. w art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy o VAT). Innymi słowy, skoro nie dochodzi do obniżenia podstawy opodatkowania, to nie może być wystawienia faktura korygująca in minus.

W konsekwencji, jakkolwiek Klient zwróci Część do Spółki a Spółka wypłaci Klientowi stosowną kwotę, to brak jest podstawy do wystawiania przez Spółkę faktury korygującej. W tej sytuacji udokumentowanie reklamacji może następować notą księgową. Jest ona dokumentem nieregulowanym ustawą o VAT, a więc ustawa ta nie przeciwstawia się możliwości posłużenia się tym dokumentem w tej sytuacji.

Ponownie powołać można w tym miejscu interpretację indywidualną z 17 listopada 2023 r. (nr 0114-KDIP1-2.4012.450.2023.1.RM). Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się w niej z wnioskodawcą, iż w przypadku, gdy nie ma podstaw wystawiania faktury korygującej, właściwym dokumentem może być nota obciążeniowa wystawiona przez kontrahenta (na rzecz którego dokonywany jest zwrot ceny towarów).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W świetle art. 2 pkt 6 ustawy:

Przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

Przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Zatem, co do zasady, dostawa towarów podlega opodatkowaniu VAT, gdy jest wykonywana odpłatnie. Odstępstwem od tej zasady jest obowiązek opodatkowania nieodpłatnego przekazania towarów w przypadkach określonych w art. 7 ust. 2 ustawy.

W myśl art. 7 ust. 2 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2) wszelkie inne darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Zatem, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega generalnie każde nieodpłatne przekazanie towaru należącego do przedsiębiorstwa, z którym wiąże się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, o ile podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu tych towarów, ich imporcie lub wytworzeniu tych towarów lub ich części składowych.

Natomiast stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1) przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

2) zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

3) świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Definicja „świadczenia usług” ma charakter dopełniający definicję „dostawy towarów” i jest wyrazem realizacji zasady powszechności opodatkowania podatkiem od towarów i usług transakcji wykonywanych przez podatników w ramach działalności gospodarczej. W świetle powołanych przepisów przez świadczenie usług należy zatem rozumieć każde zachowanie, które nie jest dostawą towarów, świadczone na rzecz innego podmiotu. Jednocześnie jak wynika z treści powołanego wyżej art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy, dostawa towarów i świadczenie usług co do zasady podlegają opodatkowaniu VAT wówczas, gdy są wykonywane odpłatnie.

Aby uznać dane świadczenie za odpłatne świadczenie usług, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a jej odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Musi więc istnieć bezpośredni związek pomiędzy świadczoną usługą i przekazanym za nią wynagrodzeniem. Oznacza to, że z danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywana jest usługa, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść dla świadczącego usługę. Zatem odpłatne świadczenie usług może zostać opodatkowane wtedy, gdy pomiędzy świadczącym usługę i jej beneficjentem istnieje stosunek prawny, w ramach którego spełniane są świadczenia wzajemne.

Zgodnie z art. 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.), zwanej dalej Kodeksem cywilnym:

Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

W świetle wyżej przytoczonych przepisów Kodeksu cywilnego szkoda polega na nienależytym wykonaniu bądź niewykonaniu zobowiązania przez dłużnika oraz na istnieniu adekwatnego związku przyczynowego pomiędzy działaniem lub zaniechaniem a szkodą. Brak tych przesłanek powoduje, że nie mamy do czynienia ze szkodą, za powstanie której dłużnik zobowiązany jest do wypłaty odszkodowania.

Z art. 361 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego, wynika, że:

§ 1. Zobowiązany do odszkodowania ponosi odpowiedzialność tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego szkoda wynikła.

§ 2. W powyższych granicach, w braku odmiennego przepisu ustawy lub postanowienia umowy, naprawienie szkody obejmuje straty, które poszkodowany poniósł, oraz korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono.

Na podstawie art. 363 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego:

§ 1. Naprawienie szkody powinno nastąpić, według wyboru poszkodowanego, bądź przez przywrócenie stanu poprzedniego, bądź przez zapłatę odpowiedniej sumy pieniężnej. Jednakże gdyby przywrócenie stanu poprzedniego było niemożliwe albo gdyby pociągało za sobą dla zobowiązanego nadmierne trudności lub koszty, roszczenie poszkodowanego ogranicza się do świadczenia w pieniądzu.

§ 2. Jeżeli naprawienie szkody ma nastąpić w pieniądzu, wysokość odszkodowania powinna być ustalona według cen z daty ustalenia odszkodowania, chyba że szczególne okoliczności wymagają przyjęcia za podstawę cen istniejących w innej chwili.

Istotą odszkodowań nie jest zatem płatność za świadczenie, lecz rekompensata za szkodę. W takim przypadku nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną - świadczenie w zamian za wynagrodzenie - co oznacza, że otrzymane odszkodowanie nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony podatnika. Zapłata ta nie jest też związana z zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub tolerowania czynności lub sytuacji.

Ustalanie statusu wypłaconego odszkodowania, jako podlegającego bądź niepodlegającego opodatkowaniu VAT, należy więc oceniać w kontekście związku z konkretnym świadczeniem. Jeżeli więc płatność o charakterze odszkodowawczym nie ma bezpośredniego związku z żadną czynnością mającą charakter świadczenia ze strony kontrahenta, wówczas kwota wypłaconych odszkodowań nie stanowi wynagrodzenia za podlegające opodatkowaniu świadczenie usług. W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że bez znaczenia pozostaje nazwa danej płatności. Istotnym jest natomiast, czy stanowi ona zapłatę za konkretne świadczenie czy też jest odszkodowaniem.

Natomiast w myśl art. 535 Kodeksu cywilnego:

Przez umowę sprzedaży sprzedawca zobowiązuje się przenieść na kupującego własność rzeczy i wydać mu rzecz, a kupujący zobowiązuje się rzecz odebrać i zapłacić sprzedawcy cenę.

Zgodnie z art. 556 Kodeksu cywilnego:

Sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę (rękojmia).

Ponadto, stosownie do art. 577 § 1-3 Kodeksu cywilnego:

§ 1. Udzielenie gwarancji następuje przez złożenie oświadczenia gwarancyjnego, które określa obowiązki gwaranta i uprawnienia kupującego w przypadku, gdy rzecz sprzedana nie ma właściwości określonych w tym oświadczeniu. Oświadczenie gwarancyjne może zostać złożone w reklamie.

§ 2. Obowiązki gwaranta mogą w szczególności polegać na zwrocie zapłaconej ceny, wymianie rzeczy bądź jej naprawie oraz zapewnieniu innych usług.

§ 3. Jeżeli została udzielona gwarancja co do jakości rzeczy sprzedanej, poczytuje się w razie wątpliwości, że gwarant jest obowiązany do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad, o ile wady te ujawnią się w ciągu terminu określonego w oświadczeniu gwarancyjnym.

Zatem, obowiązek wymiany rzeczy z tytułu gwarancji wynika wprost z przepisów Kodeksu cywilnego. Źródłem powstania tego obowiązku jest umowa sprzedaży łącząca sprzedającego i kupującego oraz skutki przewidziane w tym zakresie w przepisach tego Kodeksu.

Czynności naprawcze realizowane w ramach gwarancji mają niewątpliwie charakter usługowy. Jeżeli są one realizowane przez gwaranta na rzecz kupującego są usługami realizowanymi bez wynagrodzenia i nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Z powyższego wynika, że przysługujące nabywcy uprawnienia z tytułu gwarancji są nierozerwalnie związane z transakcją sprzedaży i jako forma zabezpieczenia interesów nabywcy stanowią element stosunku prawnego jaki łączy sprzedawcę i kupującego. Oznacza to, że ewentualne świadczenia sprzedawcy względem gwaranta wykonywane w razie ujawnienia się wad fizycznych rzeczy w okresie gwarancji stanowią jedynie realizację jego zobowiązań z tytułu udzielonej gwarancji mających na celu zapewnienie nabywcy rzeczy niezakłóconego korzystania z rzeczy sprzedanej w przypadku, gdy rzecz ta okaże się wadliwa. Świadczenia te nie mogą być więc traktowane jako dodatkowe świadczenia dokonywane na rzecz nabywcy rzeczy w oderwaniu od transakcji sprzedaży rzeczy.

Mając na uwadze obowiązujące przepisy prawa należy uznać, że zwrot ceny towaru objętego reklamacją pozostaje poza zakresem opodatkowania podatkiem VAT.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że funkcjonowanie Gwarancji opiera się na następujących założeniach.

Klient, który zarejestrował Część na stronie internetowej prowadzonej przez Spółkę Państwa pod marką Części, może złożyć reklamację poprzez tę dedykowaną stronę internetową. Jednocześnie Klient odsyła Część do Państwa w ramach weryfikacji roszczeń wynikających z Gwarancji wraz z wydrukowanym formularzem reklamacyjnym. Część trafia do działu zwrotów Spółki Państwa. Pracownik działu zwrotów przekazuje Część w wyznaczone miejsce (dedykowane dla Części w ramach Gwarancji) w dziale reklamacji Spółki Państwa. Dział ten rozpatruje reklamację z tytułu Gwarancji, biorąc pod uwagę warunki wynikające z jej regulaminu. W efekcie dział reklamacji zgłoszoną reklamację uznaje za zasadną (i zgodną z warunkami Gwarancji) lub ją odrzuca (w pozostałych przypadkach). W razie odrzucenia reklamacji informacja o tym fakcie jest przekazywana Klientowi e-mailem. W takim przypadku Część, której dotyczy odrzucona reklamacja, jest odsyłana (zwracana) do Klienta.

Natomiast w przypadku uznania reklamacji Spółka Państwa zwraca Klientowi środki pieniężne w kwocie odpowiadającej cenie zakupu Części przez Klienta. Reklamowana Część pozostaje natomiast w Spółce Państwa.

Klient otrzymuje od Państwa kwotę, po której Klient zakupił Część – bez względu na to, że zakupu Części nie dokonał bezpośrednio od Państwa. W ten sposób, w przypadku uznania reklamacji z tytułu Gwarancji, Państwo zwracają klientowi kwotę brutto, po której Klient zakupił Część od innego podmiotu, a będącego pośrednikiem w łańcuchu sprzedaży (dostawy) pomiędzy Państwem a Klientem. Oznacza to, iż Państwo mogą w ten sposób zwrócić (wypłacić) klientowi kwotę wyższą od tej, po której Państwo sami sprzedali Część do podmiotu będącego bezpośrednim nabywcą tej Części od Państwa (a to ze względu na marże, które naliczane są na kolejnych etapach obrotu, zanim Część trafi do Klienta). Możliwa (w wyjątkowych przypadkach) jest jednak również sytuacja, w której pomimo faktycznego otrzymania zwrotu Części, Państwo zwrócą Klientowi kwotę mniejszą niż ta, którą Państwo sami uprzednio otrzymali w transakcji sprzedaży Części do podmiotu będącego bezpośrednim nabywcą od Państwa (a to np. w przypadku, w którym pośrednik w łańcuchu sprzedaży sprzedał towaru Klientowi ze znacznym rabatem, np. w ramach akcji promocyjnej).

Wątpliwości Państwa dotyczą kwestii czy w przypadku uznania reklamacji złożonej w ramach Gwarancji, zwrot Części przez Klienta do Spółki Państwa, będącej Gwarantem oraz w konsekwencji zwrot (wypłata) Klientowi przez Państwa kwoty, po której Klient zakupił tę Część powoduje po stronie Spółki Państwa powstanie obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług z jakiegokolwiek tytułu.

Skoro Państwo udzielają gwarancji na sprzedane towary, to tym samym - jako gwarant odpowiadają za wszelkie wady towarów, które w momencie nabycia przez klienta zostały objęte gwarancją. W związku z powyższym, po wykryciu wady sprzedanego towaru przez użytkownika i pozytywnym przeprowadzeniu procesu reklamacji towarów Państwo zobowiązani są do podjęcia działań mających na celu usunięcie wad. Zgodnie z powołanymi przepisami Kodeksu Cywilnego, obowiązkiem gwaranta jest m.in. zwrot zapłaconej ceny.

Oznacza to, że dokonując zwrotu ceny zapłaconej za wadliwy towar objęty reklamacją Państwo nie dokonują nowej/dodatkowej sprzedaży towaru ani nie świadczą żadnej dodatkowej odpłatnej usługi na rzecz klienta. Zwrot ceny zapłaconej za wadliwy towar objęty reklamacją wynika wyłącznie z uprzednio zawartej transakcji pomiędzy sprzedającym (pośrednikiem, dystrybutorem, hurtownikiem) a kupującym i jest realizowane w ramach procedury reklamacyjnej towaru. Wykonanie ww. czynności stanowi kontynuację wykonanego pierwotnego świadczenia, tj. sprzedaży towaru klientowi przez pośrednika, dystrybutora lub hurtownika.

Mając na uwadze obowiązujące przepisy prawa oraz przedstawione okoliczności sprawy należy uznać, że zwrot ceny towaru objętego reklamacją pozostaje poza zakresem opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

W związku z powyższym stanowisko Państwa, że w przypadku uznania reklamacji złożonej w ramach Gwarancji, zwrot Części przez Klienta do Spółki Państwa, będącej Gwarantem oraz w konsekwencji zwrot (wypłata) Klientowi przez Państwo kwoty, po której Klient zakupił tę Część nie powoduje po stronie Spółki Państwa powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług z jakiegokolwiek tytułu, jest prawidłowe.

Kolejne wątpliwości Państwa dotyczą kwestii czy w przypadku uznania reklamacji złożonej w ramach Gwarancji będą Państwo uprawnieni lub zobowiązani do obniżenia podstawy opodatkowania w VAT z tytułu wcześniejszej sprzedaży tej Części.

Na podstawie art. 29a ust. 1 ustawy:

Podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

W myśl art. 29a ust. 7 ustawy:

Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:

1) stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;

2) udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych w momencie sprzedaży;

3) otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Stosownie do art. 29a ust. 10 ustawy:

Podstawę opodatkowania obniża się o:

1) kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

2) wartość zwróconych towarów i opakowań;

3) zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;

4) wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Przepis art. 29a ust. 10 ustawy wskazuje określone sytuacje w wyniku, których zaistnienia obniża się podstawę opodatkowania.

Sytuacje, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1 i 3-4 ustawy nie występują w przedstawionym przez Państwa opisie zdarzenia przyszłego.

Również nie wystąpi sytuacja, o której mowa w art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy, gdyż Państwo nie będą stroną transakcji sprzedaży Części (towarów) klientowi. Jak Państwo wskazali nie będą sprzedawali Części Klientowi. Klient będzie nabywać Części od pośrednika, dystrybutora lub hurtownika. Kwota, którą Państwo będą zwracali Klientowi będzie się różnić od kwoty za jaką sprzedali Państwo Część podmiotowi, który następnie sprzedał ją Klientowi. Klient otrzymuje od Państwa kwotę, po której Klient zakupił Część od innego podmiotu będącego pośrednikiem w łańcuchu sprzedaży pomiędzy Państwem a Klientem. Państwo mogą w ten sposób zwrócić klientowi kwotę wyższą/niższą od tej, po której Państwo sami sprzedali Część do podmiotu będącego bezpośrednim nabywcą tej Części od Państwa.

Państwo nie sprzedają towarów klientowi, a zatem kwota zwracana przez Państwa klientowi nie stanowi wartości zwróconych towarów, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy.

W związku z powyższym Państwo nie będą uprawnieni lub zobowiązani do obniżenia podstawy opodatkowania z tytułu wcześniejszej sprzedaży Części w przypadku uznania reklamacji złożonej w ramach Gwarancji (zwrot Części przez Klienta do Spółki Państwa) i zwrotu Klientowi przez Państwa kwoty, po której Klient zakupił tę Część, gdyż nie zachodzi sytuacja, o której mowa w art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy.

Stanowisko Państwa w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Kolejne wątpliwość Państwa dotyczą kwestii dokumentowania w przypadku uznania reklamacji złożonej w ramach Gwarancji, zwrot Części przez Klienta do Spółki Państwa, będącej Gwarantem oraz w konsekwencji zwrot Klientowi przez Państwa kwoty, po której Klient zakupił tę Część.

Jak wyżej wskazano w przypadku uznania reklamacji złożonej w ramach Gwarancji, zwrot Części przez Klienta do Spółki Państwa, będącej Gwarantem i w konsekwencji zwrot Klientowi przez Państwa kwoty, po której Klient zakupił tę Część nie powoduje po stronie Państwa powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT i nie będą Państwo uprawnieni lub zobowiązani do obniżenia podstawy opodatkowania w VAT z tytułu wcześniejszej sprzedaży tej Części.

Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Faktura jest dokumentem odzwierciedlającym prawidłowy przebieg zdarzenia gospodarczego zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Co do zasady, faktura musi być wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym względzie. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza np. fakt dostawy określonych towarów i świadczonych usług. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi, a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Według art. 106j ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,

2) (uchylony)

3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,

5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

- podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zatem w przypadku, gdy po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą.

Wskazać należy, że ustawa oraz przepisy wykonawcze wydane na podstawie jej upoważnienia w żadnym zakresie nie regulują kwestii wystawiania not księgowych. Noty księgowe stanowią dokumenty księgowe na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 120), a nie przepisów dotyczących podatku VAT.

W związku z powyższym, gdy Klient zwróci Część do Spółki Państwa a Państwo wypłacą Klientowi stosowną kwotę, to nie powinno to być dokumentowane fakturami korygującymi, a innym dokumentem księgowym, np. notą księgową. Czynność ta, jak już wyżej wskazano, nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Brak jest przeciwwskazań na gruncie przepisów dotyczących podatku VAT dla dokumentowania tej czynności notą księgową pozostającą bez wpływu na rozliczenia podatku VAT.

Stanowisko Państwa w zakresie pytania nr 3 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Ocena stanowiska Państwa w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie zawarta w odrębnym rozstrzygnięciu.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

-Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.