Zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów w przypadku elektronicznej archiwizacji dokumentów otrzymanych papierowo - Interpretacja indywidualna z dnia 8 kwietnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.55.2024.12.S/KW

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

1)ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 29 stycznia 2024 r. (data wpływu 30 stycznia 2024 r.) - uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 17 grudnia 2024 r. sygn. akt I SA/Wr 523/24 (data wpływu prawomocnego wyroku 11 marca 2025 r.)

2)stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych odnośnie ustalenia, czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami otrzymanymi od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (pytanie nr 1) - jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 30 stycznia 2024 r. wpłynął do tutejszego organu wniosek z 29 stycznia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie nr 1) dotyczący ustalenia, czy - Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami otrzymanymi od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 14 marca 2024 r. (wpływ 14 marca 2024 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest spółką kapitałową podlegającą w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania (art. 3 ust. 1 ustawy o CIT). Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny.

Spółka prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.; dalej: „UoR”).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami, fakturami korygującymi oraz innymi dokumentami otrzymywanymi od dostawców zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej (np. jako skan, zdjęcie lub faktura w formie elektronicznej).

Otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej dotyczy w szczególności wydatków związanych z odbywaniem przez pracowników Spółki podróży służbowych, w szczególności zagranicznych oraz wydatków, za które zapłata następuje gotówką lub kartą płatniczą (dalej: „Dokumenty”). Do tych wydatków należą m.in. koszty noclegów, transportu, paliwa, parkowania, posiłków. Należy przy tym wskazać, iż pracownicy otrzymują/będą otrzymywać Dokumenty związane z zakupem towarów i usług w formie papierowej (w takim wypadku pracownicy przekazują Spółce skany bądź fotografie przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania) lub w formie elektronicznej (w takim wypadku pracownicy przekazują Spółce elektroniczne wersje przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania).

Otrzymane przez pracowników Wnioskodawcy faktury dokumentujące dane wydatki (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej) są/będą wystawione na Wnioskodawcę.

Wymienione powyżej wydatki są rozliczane za pomocą aplikacji (…) (dalej: „Y.”, „Aplikacja”) według następującej procedury (dalej: „Procedura”):

1)Pracownik przesyła do Y. skany lub zdjęcia dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (przede wszystkim faktury oraz tzw. „paragony z NIP” stanowiące faktury uproszczone) - ma to miejsce w szczególności w przypadku podróży służbowych; wskazany proces następuje po zakończeniu danej podróży służbowej.

2)Przesłanie przez pracownika rozliczenia do akceptacji jest równoznaczne ze złożeniem przez niego oświadczenia, że dokumenty zawarte w rozliczeniu są prawdziwe i zgodne z oryginałami. Niezależnie od tego, Y. kontroluje, czy wszystkie niezbędne dane zostały wprowadzone - tj. nie jest możliwe wprowadzenie danego dokumentu do systemu bez wskazania informacji niezbędnych do zaksięgowania.

3)Po przesłaniu do akceptacji rozliczenia podróży służbowej wraz z dokumentami, przechodzi ono weryfikację przez zespół księgowy Spółki, który sprawdza zasadność poniesienia wydatku, poprawność wprowadzonych danych (np. kwot) oraz czy wszystkie niezbędne informacje zostały udzielone przez danego pracownika Spółki. Po akceptacji rozliczenia pracownik nie ma już możliwości modyfikacji wprowadzonych danych dotyczących rozliczenia (takich jak np. kwoty, data poniesienia wydatku), które wprowadza do Y. Jednocześnie, dla uniknięcia wątpliwości, Spółka chce zaznaczyć, że pracownik na żadnym etapie nie ma możliwości modyfikacji skanów lub zdjęć dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków przesyłanym przez niego do Aplikacji.

4)Akceptacja rozliczenia może być (i) jednopoziomowa (gdy wydatki przypisane są do jednego miejsca powstawania kosztów - dalej: „MPK”) albo (ii) dwupoziomowa (gdy wydatki związane są z więcej niż jednym MPK).

5)Dokumenty i informacje wprowadzone do Y. migrują automatycznie do systemu księgowego Spółki, tj. aplikacji SAP (dalej: „SAP”).

Biorąc pod uwagę, że archiwizowanie papierowych oryginałów Dokumentów, przesłanych wcześniej do systemu Y. i SAP w ramach Procedury, jest znacznym obciążeniem administracyjnym dla Spółki (tj. zarówno dla poszczególnych pracowników odbywających podróże służbowe jak i dla całego działu księgowego), to Wnioskodawca rozważa wprowadzenie wyłącznie archiwizacji elektronicznej dla dokumentacji, która znalazła się w SAP oraz Y., na zasadach opisanych w Procedurze.

Opisana wyżej Procedura realizowana jest w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów, w tym w szczególności faktur. Treści zamieszczone na elektronicznym obrazie faktury (paragonu) nie odbiegają w żaden sposób od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach (wierna elektroniczna kopia), a sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji (nieedytowalne skany) uniemożliwia ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zeskanowania dokumentu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres archiwizacji dokumentów zapewniany przez SAP gwarantuje, że dowody księgowe będą każdorazowo przechowywane co najmniej do chwili upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W ramach systemów Y./ SAP tworzona jest automatycznie kopia zapasowa danych. Spółka jest w ten sposób zabezpieczona przed ryzykiem utraty dokumentów i informacji przechowywanych w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku awarii jednego z systemów.

Zarówno Y., jak i SAP zapewniają natychmiastowy dostęp do dowodów księgowych za dany okres rozliczeniowy. W przypadku ewentualnej kontroli podatkowej / celno-skarbowej, bądź czynności sprawdzających, Spółka jest w stanie niezwłocznie przedstawić odpowiednie dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, bazując na danych z Y. i SAP w zakresie objętym Procedurą.

Wnioskodawca, w związku z opisaną wyżej Procedurą, pragnie zatem podkreślić w szczególności, że:

a)skany lub zdjęcia Dokumentów związanych z nabyciem towarów i usług objętych Procedurą są przechowywane w Y. oraz SAP w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe zapewniają przeprowadzane przez Spółkę kontrolę biznesowe, które umożliwiają ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu np. pomiędzy daną fakturą (jej skanem), a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

b)Wnioskodawca zapewnia/zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

c)w przypadku, gdy dokumenty te są/będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi/będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto Wnioskodawca wskazuje, że przy rozliczeniu podatkowym wydatków dokumentowanych dowodami przechowywanymi w formie elektronicznej (zaliczenie do kosztów podatkowych, odliczenie podatku VAT), Spółka stosuje obowiązujące reguły prawa podatkowego. W szczególności Spółka bada, czy dany wydatek może być zaliczony do kosztów podatkowych zgodnie z ustawą o CIT, czy też podatek VAT podlega odliczeniu z uwagi na przepisy ustawy o VAT.

Doprecyzowanie i uzupełnienie zdarzenia przyszłego

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Procedura nie będzie przewidywała konieczności przekazania Spółce faktury papierowej. Pracownicy zasadniczo będą bowiem przekazywać Spółce skany bądź fotografie przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania (Y.).

Co za tym idzie, w praktyce dokonanie odpowiednich kontroli biznesowych będzie się odbywać na podstawie dostarczonych Spółce przez pracownika dokumentów w wersji elektronicznej (moment potencjalnego zniszczenia faktury papierowej nie będzie zatem ściśle określony, ani monitorowany).

Pytania

1)Czy Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami otrzymanymi od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

2)Czy w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku Procedurą?

3)Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów będących fakturami, otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku Procedurą, przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz brak wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT?

Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w zakresie pytania nr 1 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych, natomiast w zakresie pytań nr 2 i 3 dotyczących podatku od towarów i usług zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

1. Zdaniem Wnioskodawcy będzie on uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami otrzymanymi od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania nr 1:

1. Ogólne warunki dotyczące możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przytoczona definicja sformułowana przez ustawodawcę ma jednak charakter ogólny. Z uwagi na to, każdy wydatek ponoszony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu ustalenia, czy może on zostać zaliczony do kosztów podatkowych. Wyjątkiem są sytuacje, w których przepis ustawy wprost stanowi, iż dany wydatek stanowi koszt podatkowy, bądź też wyłącza go z tej kategorii.

W świetle powyższego, a także mając na uwadze utrwalone stanowisko organów podatkowych oraz sądów administracyjnych, należy stwierdzić, że dany wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeśli łącznie spełnia następujące warunki:

a)został poniesiony przez podatnika, tj. sfinansowany z jego majątku;

b)ma charakter definitywny, a zatem jego wartość nie została w jakikolwiek sposób zwrócona podatnikowi;

c)pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

d)został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a zatem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a realizacją jednego z wymienionych celów;

e)został właściwie udokumentowany;

f)nie znajduje się w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W ocenie Wnioskodawcy, w razie spełnienia wszystkich warunków wydatek stanowi koszt uzyskania przychodów niezależnie od innych okoliczności, w tym w szczególności od sposobu archiwizacji i przechowywania dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia kosztów podatkowych.

2. Obowiązek prowadzenia przez podatnika ewidencji rachunkowej

W ocenie Spółki, przywołany art. 15 ust. 1 ustawy o CIT należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m ustawy o CIT.

Z kolei zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o CIT, dochodem jest nadwyżka sumy przychodów z określonego źródła przychodów nad kosztami ich uzyskania, osiągnięta w roku podatkowym.

Zdaniem Wnioskodawcy, należy zatem uznać, że celem wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem, podatnik powinien dysponować wymaganymi przez prawo dowodami w postaci ewidencji rachunkowej. W tym celu istotne jest przywołanie przepisów UoR.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W ustępie 2 ww. przepisu wskazano, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi":

1)zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2)zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3)wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 UoR, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1)zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2)korygujące poprzednie zapisy;

3)zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4)rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Należy też mieć na uwadze, że zgodnie z art. 20 ust. 5 UoR przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1)uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2)możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3)stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4)dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że w art. 21 UoR wymienione zostały elementy, jakie obligatoryjnie powinien zawierać dokument, żeby uznać go za dowód księgowy.

Wnioskodawca wskazuje także na brzmienie art. 71 ust. 1 i 2 UoR, zgodnie z którym dowody księgowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dodatkowo, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej niezbędne jest zapewnienie trwałości i integralności danych oraz ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Należy wskazać, że art. 73 ust. 2 UoR przewiduje możliwość przechowywania dowodów księgowych na informatycznych nośnikach danych pozwalających zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów, jak również pozwalających na odtworzenie dowodu w postaci wydruku.

Podsumowując powyższe, przepis art. 20 UoR wskazuje, jakie dokumenty mogą stanowić podstawę dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Z kolei art. 21 UoR zawiera katalog niezbędnych elementów dowodu księgowego. Natomiast art. 71 ust. 1 i 2 UoR oraz art. 73 ust. 2 UoR przewidują wymogi przechowywania dowodów księgowych oraz ich równoważność w postaci oryginalnej (papierowej) oraz elektronicznej.

Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, za pomocą którego podatnik może dokumentować poniesienie wydatku celem zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów (przy spełnieniu pozostałych przesłanek wskazanych w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).

3. Obowiązki wynikające z przepisów Ordynacji podatkowej

Zwrócić należy także uwagę na przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.; dalej: „Ordynacja podatkowa”), odnoszące się do kwestii dokumentacji podatkowej oraz szerzej - do kwestii prowadzenia postępowania dowodowego. Na podstawie art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej - przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W powyższym kontekście należy wskazać, że zgodnie z art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej przez księgi podatkowe rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Z powyższych regulacji wprost wynika, że podatnicy mają obowiązek przechowywać dokumenty, na podstawie których prowadzą księgi podatkowe, ale forma przechowywania nie została przez ustawodawcę dookreślona. W ocenie Spółki, wobec braku szczegółowych regulacji, dopuszczalna powinna być każda forma, która pozwala na zachowanie / odtworzenie dokumentów stanowiących dowody zaistnienia zdarzeń gospodarczych w trakcie ewentualnej kontroli podatkowej, czynności sprawdzających, kontroli celno-skarbowej bądź postępowania podatkowego w okresie nieobjętym przedawnieniem. Za dopuszczalną można zatem uznać formę przechowywania przyjętą przez Spółkę i przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego.

Powyższe wynika także z podstawowych zasad postępowania dowodowego. Na podstawie art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy bowiem dopuścić wszystko, co może przyczynić się= do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Mając na uwadze zasady techniki prawodawczej oraz użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” należy przyjąć, że katalog dowodów jest otwarty. Dopuszczalne są więc wszelkie dowody potwierdzające zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego, niezależnie od formy.

Powołując się na zasadę otwartego katalogu dowodów (z art. 180 Ordynacji podatkowej) oraz zasadę swobodnej oceny dowodów, w ocenie Wnioskodawcy brak jest podstaw do zakwestionowania kosztu uzyskania przychodów w toku postępowania podatkowego jedynie na podstawie braku oryginalnego dokumentu, gdy jednocześnie fakt poniesienia kosztu może być bezsprzecznie udowodniony w inny sposób.

Pogląd ten podzielił również Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 19 stycznia 2016 r., sygn. IBPB-1-3/4510-46/16/SK, który w zakresie elektronicznej archiwizacji dokumentów w kontekście rozliczeń na gruncie CIT wyjaśnił, że: Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta [podkreślenie Wnioskodawcy].

4. Sposób przechowywania dowodów księgowych

Wnioskodawca wskazuje, że ustawa o CIT nie zawiera przepisów dotyczących sposobu przechowywania i archiwizacji dowodów księgowych ani nie uzależnia prawa do uznania wydatków za koszty uzyskania przychodów od tej kwestii. Zatem w ocenie Wnioskodawcy dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do dokonania zapisów w księgach rachunkowych mogą być przechowywane w dowolnej formie, pod warunkiem, że stanowią one dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, które zostało ujęte na ich podstawie w księgach rachunkowych.

W kontekście powyższego Wnioskodawca wskazuje, że Procedura oraz SAP zapewniają integralność i trwałość dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, a także uniemożliwiają ingerencję w ich treść przez osoby nieuprawnione. W konsekwencji, dokumenty przechowywane w SAP stanowią dowód księgowy i spełniają warunki określone w art. 71 ust. 1 i 2 oraz w art. 73 ust. 2 UoR.

Brak oryginalnego dokumentu źródłowego w wersji papierowej nie oznacza automatycznie zakwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że - jak wskazano powyżej - stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Mając na względzie powyższe, w opinii Wnioskodawcy fakt rezygnacji z przechowywania dokumentów związanych z wydatkami pracowniczymi (rozliczonymi według Procedury) w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej poprzez archiwizowanie skanów lub innych plików elektronicznych w SAP, nie powoduje niemożności zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z tym Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowanych za pomocą stosownych dokumentów do kosztów podatkowych, jeżeli będą one rozliczane i przechowywane w SAP w formie elektronicznej zgodnie z opisaną Procedurą.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych w analogicznych / podobnych stanach faktycznych:

• w interpretacji indywidualnej z dnia 30 października 2012 r. (nr IBPBI/2/423-953/12/PC) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wskazał, że: W świetle powyższego, stwierdzić należy, że jeżeli posiadane przez Spółkę skany rachunków spełniają wymogi dowodu księgowego zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, to Spółka będzie uprawniona do zaliczenia poniesionych wydatków, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów [podkreślenia Wnioskodawcy];
• w interpretacji indywidualnej z dnia 6 października 2016 r. (nr 2461-IBPB-1-3.4510.838.2016.1.KB) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził, że: Z powyżej przywołanych regulacji wynika, że prawodawca nie wymaga przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w przepisach prawa podatkowego oraz rachunkowego. Niedopuszczalność przechowywania dokumentów podatkowych w postaci innej niż papierowa (np. w postaci skanu dokumentu papierowego) leżałaby w sprzeczności z regulacjami prawa podatkowego oraz przyjętym stanowiskiem sądów administracyjnych i organów podatkowych [podkreślenie Wnioskodawcy];
• w interpretacji indywidualnej z dnia 20 marca 2023 r. (nr 0111-KDIB1-3.4010.477.2019.11.PC) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym: Spółce będzie przysługiwało prawo do rozpoznania jako koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, wydatków na zakup Towarów i Usług, w sytuacji gdy dokumenty źródłowe potwierdzające ich zakup, które Spółka otrzymała pierwotnie w formie papierowej, będą archiwizowane w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego - wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci Obrazów Elektronicznych) [podkreślenie Wnioskodawcy];
• w interpretacji indywidualnej z dnia 4 lipca 2023 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym: Zdaniem Spółki, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (...) w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT działanie Spółki polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, będzie prawidłowe [podkreślenie Wnioskodawcy].

5. Dopuszczalność wydania przez organy podatkowe interpretacji indywidualnej w zakresie sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych

Dodatkowo Wnioskodawca pragnie wskazać, że zgodnie z obowiązującą linią orzeczniczą Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: „NSA”) oraz wojewódzkich sądów administracyjnych, organ podatkowy rozpoznający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej powinien udzielić odpowiedzi na pytanie, czy w kontekście zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów dozwolone jest posługiwanie się zdigitalizowaną formą dokumentu źródłowego (zamiast formy papierowej).

Zgodnie z brzmieniem art. 14b § 1 oraz art. 14c § 1 i 2 Ordynacji podatkowej, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, na pisemny wniosek zainteresowanego wydaje w jego indywidualnej sprawie interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). Definicja użytego w art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej pojęcia przepisów prawa podatkowego została określona w art. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej, który stanowi, że ilekroć w ustawie jest mowa o przepisach prawa podatkowego - rozumie się przez to przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych. Jak stanowi z kolei art. 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej, pod pojęciem ustaw podatkowych rozumie się ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem NSA, nie można obowiązku udzielania przez organ podatkowy pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego zawężać wyłącznie do ustaw zawierających w tytule pojęcie prawa podatkowego, ponieważ nie tylko w tych ustawach uregulowano elementy, od których zależy opodatkowanie i jego wysokość. Prawo podatkowe w kontekście wymogów dotyczących wydawania jego indywidualnych interpretacji, należy określić jako ogół przepisów regulujących zasady powstawania, ustalania oraz wygasania zobowiązań podatkowych oraz obowiązki podatników, płatników i inkasentów poszczególnych podatków oraz traktujących także o obowiązujących procedurach, które powinny być przestrzegane przez organy podatkowe oraz strony w trakcie postępowania podatkowego i wykonywania innych czynności zmierzających do ustalenia prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego i skutecznego poboru podatku. Pod pojęciem prawa podatkowego należy zatem rozumieć wszelkie normy prawne, które regulują elementy konstrukcyjne podatku, również wtedy, gdy nie znajdują się one w ustawach podatkowych.

W tym kontekście Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę na następujące rozstrzygnięcia sądów administracyjnych:

• wyrok NSA z 16 lutego 2023 r. o sygn. II FSK 1101/22, w którym stwierdzono, że: W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w składzie rozpatrującym niniejszą skargę kasacyjną dopuszczalne jest w postępowaniu interpretacyjnym dokonanie wykładni innych aniżeli przepisy prawa podatkowego przepisów prawa, które współtworzą normę konstrukcyjną dotyczącą danego podatku. Nie tylko bowiem w ustawach podatkowych uregulowano kwestie, od których zależy opodatkowanie i jego wysokość, zaś pod pojęciem prawa podatkowego należy rozumieć wszelkie normy prawne, które regulują elementy konstrukcyjne, czyli przedmiotowe i podmiotowe podatku, a zatem także normy prawne nie znajdujące się w ustawach podatkowych [podkreślenie Wnioskodawcy];
• wyrok WSA w Warszawie z 17 marca 2021 r. o sygn. III SA/Wa 1658/20, w którym stwierdzono, że: Nie jest zatem tak, jak zdaje się twierdzić organ w zaskarżonym postanowieniu, że nie jest uprawniony do interpretacji sformułowań z zakresu ustawy o rachunkowości. Jak wskazano zatem wcześniej te normy ustawy o rachunkowości, które realizują cele podatkowe w zakresie wynikającym z powołanych przepisów są przepisami podatkowymi, gdyż przepisy te na podstawie powołanych przepisów 24a ust. 1 u.p.d.o.f. i art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. zostały recypowane na grunt podatkowy w zakresie określonym przez te przepisy. W konsekwencji zatem Organ jest nie tylko uprawniony, lecz zobowiązany do dokonywania ich interpretacji w trybie art. 14b O.p. [podkreślenie Wnioskodawcy];
• wyrok WSA we Wrocławiu z 26 czerwca 2019 r. o sygn. I SA/Wr 379/19, w którym stwierdzono, że: Konieczność analizy przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie, w jakim jest to konieczne do wykładni art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p., nie może stanowić o niemożności wydania interpretacji ze względu na to tylko, że przepisy ustawy o rachunkowości nie są przepisami prawa podatkowego w rozumieniu art. 3 pkt 2 O.p. (...) Wydanie interpretacji w odpowiedzi na tak sformułowany wniosek skarżącej pozwoliłoby na wyjaśnienie jej wątpliwości co do prawidłowości rozumienia i stosowania art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p., a więc mimo tego, że odpowiedź na nie musiałaby w pewnym zakresie zawierać także wykładnię przepisów ustawy o rachunkowości, w istocie urzeczywistniałaby gwarancyjny cel instytucji prawnej indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego, jako że w przypadku wszczęcia wobec skarżącej postępowania podatkowego czy kontrolnego kwestia, o którą Skarżąca pyta i tak musiałaby być przedmiotem oceny organów podatkowych [podkreślenia Wnioskodawcy].

Mając na względzie powyższe, należy uznać, że do zinterpretowania normy prawnopodatkowej wyrażonej w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w zakresie sposobu dokumentowania wydatków pozwalającego na ich zakwalifikowanie jako kosztów uzyskania przychodu, konieczne jest odwołanie się poprzez art. 9 ust. 1 ustawy o CIT do przepisów UoR, tj. w szczególności do art. 20-22 UoR, ponieważ przepisy te mają znaczenie dla określenia dochodu (straty) podatnika, podstawy opodatkowania i zobowiązania podatkowego. Przepisy UoR dotyczące dowodów księgowych zostały przeniesione na grunt podatkowy poprzez odwołanie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT w zakresie określonym przez ten przepis. W konsekwencji, przepisy UoR w zakresie, w jakim realizują cele podatkowe (w szczególności: ustalenie wysokości dochodu / straty, podstawy opodatkowania oraz należnego podatku) są przepisami podatkowymi. Organy podatkowe są zatem zobligowane do ich interpretacji zgodnie z art. 14b Ordynacji podatkowej.

Reasumując, w ocenie Spółki, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej umożliwia Wnioskodawcy zaliczenie potwierdzonych nimi wydatków do kosztów podatkowych - przy założeniu, że przedmiotowe wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postepowania

Rozpatrzyłem Państwa wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych - 27 marca 2024 r. wydałem postanowienie znak: 0114-KDIP2-1.4010.55.2024.4.KW o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie Państwa wniosku z 30 stycznia 2024 r. - w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych.

Postanowienie zostało przez Państwa odebrane 8 kwietnia 2024 r.

Pismem z 15 kwietnia 2024 r. (data wpływu 15 kwietnia 2024 r.) złożyli Państwo zażalenie na powyższe postanowienie.

Postanowieniem z 13 maja 2024 r. znak: 0114-KDIP2-1.4010.55.2024.5.KW/KS utrzymałem w mocy zaskarżone postanowienie.

Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 13 maja 2024 r.

Skarga na interpretację indywidualną

Pismem z 10 czerwca 2024 r., które wpłynęło do organu 11 czerwca 2024 r. wnieśli Państwo skargę na postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu.

Wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonego postanowienia z 13 maja 2024 r. znak: 0114-KDIP2-1.4010.55.2024.5.KW/KS i przekazanie sprawy do ponownego rozpatrzenia.

Pismem z 24 czerwca 2024 r. znak 0114-KDIP2-1.4010.55.2024.6.KW udzieliłem odpowiedzi na Państwa skargę.

Postępowanie przed sądem administracyjnym

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie wyrokiem z 17 grudnia 2024 r. sygn. akt I SA/Wr 523/24.

Odpis prawomocnego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu wpłynął do Organu 11 marca 2025 r.

Wyrok ten stał się prawomocny od 18 lutego 2025 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku - wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

• uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w ww. wyroku;
• ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej - stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych dotyczące ustalenia, czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami otrzymanymi od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (pytanie nr 1) - jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278, dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo -skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości odnośnie pytania nr 1 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych dotyczą ustalenia, czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami otrzymanymi od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1)zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2)zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3)wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1)zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2)korygujące poprzednie zapisy;

3)zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4)rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:

4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:

1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:

1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:

Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami, fakturami korygującymi oraz innymi dokumentami otrzymywanymi od dostawców zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej (np. jako skan, zdjęcie lub faktura w formie elektronicznej). Otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej dotyczy w szczególności wydatków związanych z odbywaniem przez pracowników Spółki podróży służbowych, w szczególności zagranicznych oraz wydatków, za które zapłata następuje gotówką lub kartą płatniczą. Do tych wydatków należą m.in. koszty noclegów, transportu, paliwa, parkowania, posiłków. Należy przy tym wskazać, iż pracownicy otrzymują/będą otrzymywać Dokumenty związane z zakupem towarów i usług w formie papierowej (w takim wypadku pracownicy przekazują Spółce skany bądź fotografie przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania) lub w formie elektronicznej (w takim wypadku pracownicy przekazują Spółce elektroniczne wersje przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania). Otrzymane przez pracowników Wnioskodawcy faktury dokumentujące dane wydatki (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej) są/będą wystawione na Wnioskodawcę. Wymienione powyżej wydatki są rozliczane za pomocą aplikacji (…) (dalej: „Y.”, „Aplikacja”) według następującej procedury (dalej: „Procedura”):

1) Pracownik przesyła do Y. skany lub zdjęcia dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (przede wszystkim faktury oraz tzw. „paragony z NIP” stanowiące faktury uproszczone) - ma to miejsce w szczególności w przypadku podróży służbowych; wskazany proces następuje po zakończeniu danej podróży służbowej.

2) Przesłanie przez pracownika rozliczenia do akceptacji jest równoznaczne ze złożeniem przez niego oświadczenia, że dokumenty zawarte w rozliczeniu są prawdziwe i zgodne z oryginałami. Niezależnie od tego, Y. kontroluje, czy wszystkie niezbędne dane zostały wprowadzone - tj. nie jest możliwe wprowadzenie danego dokumentu do systemu bez wskazania informacji niezbędnych do zaksięgowania.

3) Po przesłaniu do akceptacji rozliczenia podróży służbowej wraz z dokumentami, przechodzi ono weryfikację przez zespół księgowy Spółki, który sprawdza zasadność poniesienia wydatku, poprawność wprowadzonych danych (np. kwot) oraz czy wszystkie niezbędne informacje zostały udzielone przez danego pracownika Spółki. Po akceptacji rozliczenia pracownik nie ma już możliwości modyfikacji wprowadzonych danych dotyczących rozliczenia (takich jak np. kwoty, data poniesienia wydatku), które wprowadza do Y.. Jednocześnie, dla uniknięcia wątpliwości, Spółka chce zaznaczyć, że pracownik na żadnym etapie nie ma możliwości modyfikacji skanów lub zdjęć dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków przesyłanym przez niego do Aplikacji.

4) Akceptacja rozliczenia może być (i) jednopoziomowa (gdy wydatki przypisane są do jednego miejsca powstawania kosztów - dalej: „MPK”) albo (ii) dwupoziomowa (gdy wydatki związane są z więcej niż jednym MPK).

5) Dokumenty i informacje wprowadzone do Y. migrują automatycznie do systemu księgowego Spółki, tj. aplikacji SAP (dalej: „SAP”).

Opisana wyżej Procedura realizowana jest w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów, w tym w szczególności faktur. Treści zamieszczone na elektronicznym obrazie faktury (paragonu) nie odbiegają w żaden sposób od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach (wierna elektroniczna kopia), a sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji (nieedytowalne skany) uniemożliwia ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zeskanowania dokumentu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres archiwizacji dokumentów zapewniany przez SAP gwarantuje, że dowody księgowe będą każdorazowo przechowywane co najmniej do chwili upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W ramach systemów Y /SAP tworzona jest automatycznie kopia zapasowa danych. Spółka jest w ten sposób zabezpieczona przed ryzykiem utraty dokumentów i informacji przechowywanych w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku awarii jednego z systemów.

Zarówno Y., jak i SAP zapewniają natychmiastowy dostęp do dowodów księgowych za dany okres rozliczeniowy. W przypadku ewentualnej kontroli podatkowej / celno-skarbowej, bądź czynności sprawdzających, Spółka jest w stanie niezwłocznie przedstawić odpowiednie dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, bazując na danych z Y. i SAP w zakresie objętym Procedurą.

Należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Jak wynika z wniosku spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

• skany lub zdjęcia Dokumentów związanych z nabyciem towarów i usług objętych Procedurą są przechowywane w Y. oraz SAP w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe zapewniają przeprowadzane przez Spółkę kontrolę biznesowe, które umożliwiają ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu np. pomiędzy daną fakturą (jej skanem), a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT),
• Wnioskodawca zapewnia/zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT),
• w przypadku, gdy dokumenty te są/będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi/będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa

Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Zatem, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków potwierdzonych Dokumentami otrzymanymi od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym - jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na względzie, że Spółka w opisie sprawy wskazała, że w przedmiotowej sprawie spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwotnego rozstrzygnięcia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwa do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.