Nowy KSeF w pytaniach i odpowiedziach - kluczowe zmiany w systemie e-fakturowania dla przedsiębiorców

Od 2026 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do e-fakturowania, które zostanie wprowadzone w dwóch etapach. Najnowszy projekt regulacji dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przewiduje okres przejściowy, w którym faktury mogą być wystawiane poza systemem KSeF. Dodatkowo, podatnicy będą mogli na stałe korzystać z trybu offline24. Jakie inne rozwiązania dla podatników zawiera nowy projekt KSeF?

Jak będą wystawiane i odbierane faktury przez mikroprzedsiębiorców w 2026 r. »

23 maja 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało kolejną wersję projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT, który ma wprowadzić zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Projekt ten został już przekazany na Komitet Stały Rady Ministrów i zapewne w najbliższym czasie zostanie przyjęty przez rząd. Jak zapowiada MF, ustawa ta ma zostać uchwalona przed wakacjami sejmowymi. W nowej wersji projektu zmieniono między innymi warunki, na jakich nie będą musieli korzystać z KSeF mikroprzedsiębiorcy w 2026 r. Tryb offline24 będzie dostępny dla wszystkich podatników.

Kiedy wejdzie w życie obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników?

Obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników zostanie wprowadzony etapami w 2026 roku. Terminy te nie uległy zmianie. Obowiązkowy KSeF będzie obowiązywał od:

• 1 lutego 2026 r. dla podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł.

• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Fazowanie tego obowiązku jest zaleceniem audytu KSeF, mającym na celu wdrożenie stabilnego technicznie systemu. Mniejsi podatnicy otrzymają dodatkowe 2 miesiące na wdrożenie zmian. Dodatkowo w okresie przejściowym, czyli do końca 2026 r. przewidziano wyjątki od zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Czy w okresie przejściowym będzie można wystawiać faktury w inny sposób niż przez KSeF?

Tak, w okresie przejściowym, czyli do końca 2026 r. będzie istniała możliwość wystawiania faktur w inny sposób niż przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Zgodnie z projektem ustawy, przewidziano kilka sytuacji, w których będzie to dopuszczalne. I tak Do końca 2026 r. utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących. Dotyczy to także paragonów fiskalnych z numerem NIP nabywcy uznawanych za faktury uproszczone.

Prawo to podatnicy utracą, począwszy od faktury, którą przekroczono limit. Jeśli warunki te nie są spełnione w danym miesiącu, podatnik nie może ponownie skorzystać z możliwości wystawiania faktur w formie papierowej lub elektronicznej.

Na czym polega tryb "offline24" i kiedy podatnicy będą mogli z niego korzystać?

Tryb "offline24" polega na możliwości dobrowolnego wystawienia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, pod warunkiem że zostanie ona przesłana niezwłocznie do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Przesłanie to jest niezbędne w celu przydzielenia fakturze numeru identyfikującego w KSeF.

W ostatecznej wersji projektu zrezygnowano z warunku, że z trybu offline24 mogą korzystać tylko podatnicy, jeśli wynika to ze specyfiki prowadzonej działalności. Oznacza to, że z tego trybu będzie mógł korzystać każdy podatnik

W tym trybie faktury mogą być udostępniane nabywcom bez NIP, w tym konsumentom i podmiotom zagranicznym oraz podatnikom zwolnionym z VAT, w sposób z nimi uzgodniony, pod warunkiem ich oznaczenia odpowiednimi kodami QR.

Z trybu "offline24" będzie można korzystać:

• od 1 lutego 2026 r. w przypadku podatników, u których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł w 2024 r albo
• od 1 kwietnia 2026 r. w przypadku pozostałych przedsiębiorców, którzy nie będą korzystać z wyłączenia stosowania KSeF do końca 2026 r.

W celu wystawienia faktury w trybie offline24 i udostępnienia jej poza KSeF podatnik będzie zobowiązany do pobrania certyfikatu wystawcy faktury. Możliwość pobrania certyfikatu wystawcy faktury zostanie zapewniona od 1 listopada 2025 r