Interpretacja indywidualna z dnia 6 maja 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.65.2024.11.KM

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

 1. ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 5 lutego 2024 r. (wpływ tego samego dnia) - uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 3 grudnia 2024 r., sygn. akt I SA/Gl 716/24 i

 2. stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych, w zakresie ustalenia, czy w przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca może zaliczyć wydatki dotyczące podróży służbowej prezesa zarządu do kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 lutego 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie ustalenia, czy w przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca może zaliczyć wydatki dotyczące podróży służbowej prezesa zarządu do kosztów uzyskania przychodów.

Uzupełnili go Państwo pismem z 14 kwietnia 2025 r. (wpływ tego samego dnia) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o ustawę o rachunkowości. Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest (…).

Poszczególni kontrahenci spółki posiadają swoje siedziby za granicą. Prezes zarządu, pracujący na podstawie stosunku pracy nawiązanego poprzez powołanie, incydentalnie oraz nieregularnie odbywa podróże służbowe do innych krajów w celu, między innymi podtrzymania dalszej współpracy, ponosząc przy tym koszty przelotów lotniczych oraz zakwaterowania i pobytu za granicą.

Prezes zarządu korzystają z usług (…) linii lotniczych (…). Rezerwacja i potwierdzenie przelotu następuje za pośrednictwem internetu. Płatność za usługę dokonywana jest kartą płatniczą również przez internet. Dokumentem uprawniającym do przelotu jest wydruk potwierdzenia lotu, który zawiera takie dane jak:

1. imię i nazwisko pasażera,

2. informacje o miejscu wylotu jak i miejscu docelowym podróży,

3. datę i godziny przelotu,

4. zapłaconą kwotę,

5. logo przewoźnika,

6. nr rezerwacji.

Na dokumencie nie widnieje numer identyfikacyjny podatnika będącego przewoźnikiem. Potwierdzenie lotu wraz z potwierdzeniem dokonania przelewu są jedynymi dokumentami potwierdzającymi tę transakcję, gdyż linie lotnicze nie wystawiają innych dokumentów. W związku z powyższym Wnioskodawca nie ma możliwości udokumentowania wydatku rachunkiem bądź fakturą.

Równocześnie prezes zarządu rezerwuje pobyt w hotelach przez serwis (…). Platforma ta nie wystawia rachunku bądź faktury, a przesyła jedynie potwierdzenie rezerwacji, które zawiera między innymi:

1. imię i nazwisko gościa hotelu,

2. informacje o miejscu położenia hotelu i jego nazwie,

3. data zameldowania oraz wymeldowania z obiektu,

4. zapłaconą kwotę,

5. datę zapłaty,

6. numer rezerwacji.

Wszelkie dokumenty opisane w niniejszym wniosku są merytorycznie sprawdzane poprzez wskazanie w jaki sposób zakup służy prowadzeniu działalności gospodarczej, opatrzone pieczęcią spółki, określeniem terminu dokonania płatności.

Ponadto prezes zarządu dokonuje rozliczenia kosztów podróży przedstawiając wszelkie dokumenty oraz wypełniając specjalnie przygotowany druk. Prezes zarządu składa również pisemne oświadczenie o dokonanych wydatkach i wskazuje dlaczego niektóre dowody poniesienia wydatków związanych z podróżą służbową nie zawierają wszystkich danych, których wymagają przepisy prawa dla możliwości uznania ich jako koszty uzyskania przychodów.

W uzupełnieniu wniosku z 14 kwietnia 2025 r. wskazali Państwo m.in., że:

Karta płatnicza, którą płaci prezes zarządu jest kartą służbową.

Ponoszone przez prezesa zarządu wydatki na podróże służbowe nie są mu zwracane, gdyż są one płacone kartą służbową. A zatem pieniądze wypływają z rachunku bankowego spółki będącej Wnioskodawcą.

Prezes zarządu rozlicza się ze spółką poprzez otrzymanie od niej karty służbowej – z dostępem do firmowego rachunku bankowego.

Podróże służbowe prezesa zarządu są niezbędne w celu pozyskania klientów i realizacji kontraktów. W ramach swojej działalności Wnioskodawca zajmuje się (…). W związku z przedmiotem świadczonych usług konieczne jest, aby przedstawiciel spółki obejrzał zarówno (…) jak i (…), a także (…). Dopiero na podstawie takich oględzin Wnioskodawca może przystąpić do (…). Takie działanie jest niezbędne, gdyż (…). Zdarzają się również podróże służbowe do dostawców Wnioskodawcy. Takie działanie ma zapewnić (…).

Spółka każdorazowo ma możliwość powiązania wydatków, o których mowa we wniosku z odbytym spotkaniem i terminem.

Delegacje prezesa zarządu odbywają się do takich krajów jak (…). W głównej mierze delegacje odbywają się w miejscu siedziby bądź prowadzenia działalności gospodarczej przez kontrahentów. Jeżeli logistyka podróży służbowej tego wymaga, to może być to również pobliska miejscowość. Wnioskodawca współpracuje głównie z fabrykami, które w zdecydowanej mierze są położone na obrzeżach miejscowości.

Podróże służbowe prezesa zarządu trwają zazwyczaj kilka dni, nie więcej niż tydzień. Jest to zależne od pracy, którą należy wykonać przed podjęciem się realizacji kontraktu. Delegacje nie są połączone z atrakcjami turystycznymi – ich celem jest pozyskanie klienta.

Pytanie

Czy w przedstawionym stanie faktycznym (winno być: zdarzeniu przyszłym) Wnioskodawca może zaliczyć wydatki dotyczące podróży służbowej prezesa zarządu do kosztów uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie doprecyzowane w uzupełnieniu wniosku z 14 kwietnia 2025 r.)

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione na podróże służbowe będą stanowiły koszt uzyskania przychodów dla Wnioskodawcy.

Stosownie do treści art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465, dalej: „k.p.”) pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W związku z przywołaną powyżej regulacją, prezes zarządu, którego stosunek pracy został nawiązany przez powołanie jest pracownikiem.

Na podstawie art. 77⁵ k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wedle § 2 przytoczonego powyżej przepisu Minister właściwy do spraw pracy określa, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Z kolei warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2.

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa powyżej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.

Aktem prawnym, który szczegółowo określa zasady delegacji jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).

Stosownie do treści § 5 przywołanego rozporządzenia pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, jednak nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Ponadto w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Rozliczenie kosztów podróży należy odnieść do treści art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 z późn. zm., dalej: „u.p.d.o.p.”).

W myśl tego przepisu kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.

A zatem, aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać łącznie następujące warunki, tj. powinien:

- być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów,

- pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- być poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- być właściwie udokumentowany,

- nie znajdować się w negatywnym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe.

Artykuł 9 u.p.d.o.p. nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Powyższy przepis wskazuje, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm., dalej: „u.o.r.”).

Stosownie do treści art. 20 ust. 2 u.o.r. określa, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Z kolei art. 21 ust. 1 u.o.r., dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Co więcej, w świetle art. 22 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych.

Zatem każdy dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania

1 marca 2024 r. wydałem postanowienie Znak: 0111-KDIB1-1.4010.65.2024.1.KM o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie Państwa wniosku z 5 lutego 2024 r. – dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych.

Postanowienie zostało przez Państwa odebrane 8 marca 2024 r.

Pismem z 15 marca 2024 r. (wpływ tego samego dnia za pomocą platformy e-PUAP) złożyli Państwo zażalenie na powyższe postanowienie.

Zażalenie nie spełniało wymogów formalnych, dlatego pismem z 8 kwietnia 2025 r. Znak: 0111-KDIB1-1.4010.65.2024.2.RH wezwano do ich uzupełnienia.

Pismem z 10 kwietnia 2024 r., które wpłynęło do Organu 11 kwietnia 2024 r. uzupełnili Państwo braki formalne zażalenia.

Postanowieniem z 23 kwietnia 2024 r. r. Znak: 0111-KDIB1-1.4010.65.2024.3.RH utrzymałem w mocy zaskarżone postanowienie.

Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 26 kwietnia 2024 r.

Skarga na postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania

Pismem 24 maja 2024 r. (wpływ 26 maja 2024 r. za pośrednictwem platformy ePUAP) wnieśli Państwo skargę na powyższe postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach.

Wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonego postanowienia z 23 kwietnia 2024 r r. Znak: 0111-KDIB1-1. 4010.65.2024.3.RH, wydanie interpretacji indywidualnej oraz o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania sądowego według norm prawem przepisanych.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie wyrokiem z 3 grudnia 2024 r., sygn. akt I SA/Gl 716/24.

Po ponownej analizie sprawy odstąpiłem od wniesienia skargi kasacyjnej od tego wyroku.

Odpis prawomocnego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach wpłynął do mnie 3 marca 2025 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

- uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w ww. wyroku;

- ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek  z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów.

Powołany art. 15 ust. 1 ustawy należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym:

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm., dalej: „UoR”).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR:

Natomiast stosownie do art. 20 ust. 2 UoR:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych – w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości – są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Stosownie do art. 21 ust. 1 UoR:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6. Dokument taki powinien być opisany (przez uprawnioną osobę) poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłat oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu ogólnie ustalonych, przez Spółkę zasad. Zaznaczyć należy, że potwierdzenie dokonania wydatku powinno znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, tj. dokumentującym poniesiony wydatek, jego cel i związek z funkcjonowaniem podmiotu.

Przywołane przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne – to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

W myśl art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.):

Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:

W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że postępowanie w sprawie wydawania interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym, odrębnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy w przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca może zaliczyć wydatki dotyczące podróży służbowej prezesa zarządu do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że mogą Państwo zaliczyć wydatki dotyczące podróży służbowej prezesa do kosztów uzyskania przychodów.

Jak wynika z informacji zawartych we wniosku i jego uzupełnieniu, prezes zarządu odbywa podróże służbowe do innych krajów w celu, między innymi podtrzymania dalszej współpracy, ponosząc przy tym koszty przelotów lotniczych oraz zakwaterowania i pobytu za granicą. Prezes zarządu korzystaj z usług (…) linii lotniczych (…). Rezerwacja i potwierdzenie przelotu następuje za pośrednictwem internetu. Płatność za usługę dokonywana jest kartą płatniczą również przez internet. Dokumentem uprawniającym do przelotu jest wydruk potwierdzenia lotu. Na dokumencie nie widnieje numer identyfikacyjny podatnika będącego przewoźnikiem. Potwierdzenie lotu wraz z potwierdzeniem dokonania przelewu są jedynymi dokumentami potwierdzającymi tę transakcję, gdyż linie lotnicze nie wystawiają innych dokumentów. W związku z powyższym Wnioskodawca nie ma możliwości udokumentowania wydatku rachunkiem bądź fakturą. Równocześnie prezes zarządu rezerwuje pobyt w hotelach przez serwis (…). Platforma ta nie wystawia rachunku bądź faktury, a przesyła jedynie potwierdzenie rezerwacji.

Ponadto wskazują Państwo, że ponoszone przez prezesa zarządu wydatki na podróże służbowe nie są mu zwracane, gdyż są one płacone kartą służbową. A zatem pieniądze wypływają z rachunku bankowego spółki będącej Wnioskodawcą. Podróże służbowe prezesa zarządu są niezbędne w celu pozyskania klientów i realizacji kontraktów. W ramach swojej działalności Wnioskodawca zajmuje się (…). W związku z przedmiotem świadczonych usług konieczne jest, aby przedstawiciel spółki obejrzał zarówno (…) jak i (…), a także (…). Dopiero na podstawie takich oględzin Wnioskodawca może przystąpić do (…). Takie działanie jest niezbędne, gdyż (…). Zdarzają się również podróże służbowe do dostawców Wnioskodawcy. Takie działanie ma zapewnić (…). Dodatkowo, Spółka każdorazowo ma możliwość powiązania wydatków, o których mowa we wniosku z odbytym spotkaniem i terminem. Prezes zarządu dokonuje rozliczenia kosztów podróży przedstawiając wszelkie dokumenty oraz wypełniając specjalnie przygotowany druk. Prezes zarządu składa również pisemne oświadczenie o dokonanych wydatkach i wskazuje dlaczego niektóre dowody poniesienia wydatków związanych z podróżą służbową nie zawierają wszystkich danych, których wymagają przepisy prawa dla możliwości uznania ich jako koszty uzyskania przychodów.

Mając na względzie powyższe, stwierdzić należy, że potwierdzenie lotu wraz z potwierdzeniem dokonania przelewu oraz potwierdzenie rezerwacji hotelu, jako niespełniające wszystkich warunków określonych przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mogą być także zakwalifikowane jako dowody księgowe będące podstawą do ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodów. Powyższe wynika z faktu, że zgodnie z art. 21 ust. 1a ww. ustawy można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. w pkt 5 i 6 ustawy o rachunkowości. Dokumenty takie powinny być opisane (przez uprawnioną osobę poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłat oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu ogólnie ustalonych przez Spółkę zasad. Zaznaczyć należy, że opisane przez Państwa potwierdzenia operacji dokonanych wydatków powinny znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, tj. dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem podmiotu.

Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych dowodów księgowych, jednakże ostateczna ocena, czy wydatki zostały prawidłowo udokumentowane, leży w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla Wnioskodawcy w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania. Organ wydający interpretację indywidualną nie może natomiast dokonać takiej oceny, albowiem postępowanie o wydanie interpretacji indywidualnej wyklucza analizę materiału dowodowego w sprawie.

Przedstawione przez Państwa stanowisko z powyższym zastrzeżeniem należało uznać zatem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania, tj. w 2024 r.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

 - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.