Definicja 'jednorazowej wartości transakcji' w kontekście umowy handlowej a koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej - Interpretacja indywidualna z dnia 6 czerwca 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.437.2025.1.KD

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 maja 2025 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, pojęcia „jednorazowej wartości transakcji".

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą, jest Pani płatnikiem podatku VAT na podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W styczniu 2025 r. została podpisana umowa współpracy handlowej, której celem i przedmiotem umowy jest ustalenie ogólnych zasad współpracy pomiędzy Panią (Partnerem) i drugą stroną umowy w zakresie prowadzenia sklepu pod ich własną marką. Umowa przedstawia przede wszystkim koncepcję prowadzenia sklepu spożywczego na terenie kraju (marketing, reklamę, korzystanie ze znaku towarowego, opisuje działanie akcji promocyjnych, jak ma konkretnie wyglądać lokal).

W umowie istnieje również zapis o ogólnych obowiązkach, do których należy się stosować. Między innymi zobowiązuje Panią, jako Partnera do: Partner będzie dążył do maksymalizacji obrotów generowanych w ramach współpracy. Z zastrzeżeniem ust. 9 Strony zgodnie ustalają, że w okresie 38 miesięcy, liczonych od daty podpisania protokołu przekazania wyposażenia, minimalne miesięczne zakupy Partnera, będą nie mniejsze niż: 45 000,00 zł netto („obrót”). W ust. 9 ustalenia co do kwoty obrotu klasyfikuje się następująco „Strony zgodnie ustalają, że: a) w okresie od daty wejścia w życie Umowy do daty przekazania wyposażenia, minimalne miesięczne zakupy Partnera wyniosą co najmniej: 10 000,00 netto; b) po upływie 38 miesięcy od daty podpisania protokołu przekazania wyposażenia miesięczny obrót wyniesie nie mniej niż: 20 000,00 zł netto. Umowa została zawarta na czas nieokreślony, okres wypowiedzenia to 1 miesiąc.

Zamówienia składane są za pośrednictwem portalu specjalnie do tego przygotowanego. W ciągu dnia składa Pani kilka zamówień wg zapotrzebowania na sklepie, gdzie żadne z nich nie przekracza kwoty 15 000,00 zł. Jednego dnia dostarczane jest kilka zamówień, każde zamówienie to jedna osobna faktura (przykładowe wartości brutto: 1 800 zł, 300 zł, 640 zł, 1 094 zł) – zamówienia opłacane są gotówką ze względu na posiadanie gotówki w sklepie ogólnospożywczym (często przyjmowana forma płatności od osób fizycznych).

W pierwszym miesiącu przed podpisaniem protokołu odbioru wyposażenia, jako Partner złożono zamówień na kwotę brutto 14 085,78 zł. Wyposażenie odebrano w 04/2025 - zamówienia złożono w przeciągu całego miesiąca na łączną kwotę brutto 18 272,22 zł (nie wykonano minimalnego obrotu ze Stroną). W świetle obowiązujących przepisów i podpisanej umowy współpracy, gdzie Strona wskazuje, że Pani, jako Partner ma dążyć do maksymalizacji obrotów dla Strony, nie wie Pani, czy „transakcja” na kwotę 15 000,00 zł to wartość: jednej faktury, umowy współpracy handlowej, jednorazowej płatności za kilka faktur o mniejszych kwotach sumowanych w miesięcznym okresie rozliczeniowym.

Pytanie

Czy w związku z podpisaną umową współpracy o prowadzenie sklepu pod marką, gdzie widnieje zapis o dążeniu do maksymalizacji obrotów w ramach współpracy z zapisem jakie zakupy w konkretnych miesiącach ma Pani składać u Strony „jednorazową transakcję” ma Pani traktować jako:

·każdą fakturę, której wartość nie przekracza 15 000,00 zł, wówczas wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu;

·umowę współpracy ze wskazaniem okresu rozliczeniowego jako miesiąc, gdzie dla każdego miesiąca wskazana jest minimalna kwota ile ma Pani zamówić netto jako Partner - w miesiącach przed podpisaniem protokołu odbioru wyposażenia miała Pani prawo opłacać fv w ramach miesiąca wszystkie gotówką (minimalny limit 10 000,00 zł, zamówienia łącznie z Pani strony nie przekroczyły 15 000,00 zł brutto), a w miesiącach po podpisaniu protokołu odbioru wartość wzrosła do 45 000,00 zł netto wówczas nie ma już możliwości opłacenia żadnej faktury gotówką w danym okresie rozliczeniowym, tak aby poniesione wydatki stanowiły koszt uzyskania przychodu?

Pani stanowisko w sprawie

W Pani opinii wartość jednorazowej transakcji - to wartość jednej faktury odpowiadającej jednemu zamówieniu, gdzie wartość nie przekracza 15 000 zł.

Umowa mówi o obowiązku maksymalizacji „obrotu” dla Strony. Owszem wskazuje minimalne zamówienia dla poszczególnych miesięcy, ale jego brak realizacji nie skutkuje automatycznym rozwiązaniem umowy współpracy o prowadzenie sklepu pod marką własną, której głównym celem jest podpisana umowa.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Aby zatem określony wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

·musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

·nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,

·musi być należycie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

W myśl art. 22p ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W ustępie 2 art. 22p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazano, że

Stosownie natomiast do art. 19 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t. j. Dz. U z 2024 r. poz. 236 ze zm.):

Zestawienie tych dwóch przepisów prowadzi do wniosku, że w przypadku każdej transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł istnieje obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, przy czym naruszenie tego obowiązku, a więc dokonanie płatności w całości lub w części z pominięciem takiego rachunku oznacza brak możliwości zaliczenia kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca tej transakcji została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego. Przepisy nie wyłączają zatem z kosztów jedynie nadwyżki płatności ponad wartość 15 000 zł, lecz każdą płatność (bez względu na jej wartość - kwotę) dokonaną z pominięciem rachunku bankowego, jeżeli jest dokonywana w ramach transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł.

Ponieważ adresatem normy prawnej jest przedsiębiorca dokonujący i przyjmujący płatności związane z działalnością gospodarczą, w pierwszej kolejności należałoby sięgnąć do definicji działalności gospodarczej i przedsiębiorcy zawartych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców:

W myśl ust. 2. powołanego artykułu, za przedsiębiorców uznaje się także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

Jak z powyższego wynika, przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną posiadająca wynikającą z przepisów prawnych zdolność prawną („ułomne osoby prawne”) wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą, jak również poszczególni wspólnicy spółki cywilnej. Status taki przyznawany jest również spółkom kapitałowym w organizacji (spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółce akcyjnej).

Natomiast pojęcie „transakcja” nie zostało zdefiniowane w przepisach prawa podatkowego. W takim przypadku należy posłużyć się znaczeniem słownikowym. Według Internetowego Słownika Języka Polskiego (http://sjp.pwn.pl), transakcja to operacja handlowa dotycząca kupna lub sprzedaży towarów lub usług lub umowa handlowa na kupno lub sprzedaż towarów lub usług lub też zawarcie takiej umowy.

Skoro działalność gospodarcza to realizacja szeregu umów zawieranych, zgodnie z art. 353¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.) i wykonywanych w celach zarobkowych w warunkach zorganizowania i ciągłości, to przez pojęcie „transakcji” należałoby rozumieć umowę, której przedmiotem jest odpłatne świadczenie usług/dostaw towarów i umowa ta jest zawierana między przedsiębiorcami w ramach prowadzonych przez nich działalności.

Takie rozumienie pojęcia „transakcja” znajduje swój odpowiednik w art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t. j. Dz.U. 2023 r. poz. 1790), zgodnie z którym, transakcja handlowa to umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony, o których mowa w art. 2 (czyli m.in. przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej), zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością.

Jeżeli zatem płatność dotyczy odrębnej czynności kupna - sprzedaży, na którą wystawiona jest faktura, to w przypadku gdy nie przekracza ona limitu 15 000 zł może być zrealizowana gotówką.

Wskazać jednak należy, że w obrocie gospodarczym występują różnego rodzaju umowy, określane częstokroć mianem umów o współpracę (ramowych). Zawarcie umowy o współpracę oznacza, że strony dążą do osiągania wspólnych celów i współdziałania, w zakresie określonym w postanowieniach danego porozumienia. Umowa o współpracę określa cele gospodarcze podmiotów chcących nawiązać stosunek gospodarczy, który ma być realizowany za pomocą wielu umów. Umowa o współpracę może być zawarta na czas nieokreślony, co niewątpliwie wynika z jej charakteru, który ma na celu określenie zasad współpracy na przyszłość. Dopuszczalność zawierania umów ramowych wynika z ogólnej zasady swobody umów (art. 353¹ ustawy Kodeks cywilny). Umowy te określają warunki udzielania i realizacji zamówień, w tym również ich termin, lecz nie kreują zobowiązania do spełnienia świadczeń o określonej wartości.

Jeżeli jednak między firmą a jej dostawcą towarów zawarta jest umowa handlowa, która kreuje zobowiązanie do spełnienia świadczeń o określonej wartości (minimalne obroty), to wówczas pod pojęciem „jednorazowa wartość transakcji” należy rozumieć ogólną wartość należności lub zobowiązań wynikających z tej umowy.

W takiej sytuacji, gdy z umowy takiej będzie wynikać że płatności (ich suma) będą przekraczały 15 000 zł, to wszystkie płatności powinny być realizowane w formie bezgotówkowej (za pośrednictwem rachunku płatniczego), niezależnie od wysokości płatności za pojedyncze transakcje dokonywane w ramach tej umowy.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że w styczniu 2025 r. została podpisana umowa współpracy handlowej, której celem i przedmiotem umowy jest ustalenie ogólnych zasad współpracy pomiędzy Panią (Partnerem) i drugą stroną umowy w zakresie prowadzenia sklepu pod ich własną marką. W umowie istnieje zapis o ogólnych obowiązkach, do których należy się stosować. Między innymi zobowiązuje ona Panią, jako Partnera do: „Partner będzie dążył do maksymalizacji obrotów generowanych w ramach współpracy. Z zastrzeżeniem ust. 9 Strony zgodnie ustalają, że w okresie 38 miesięcy, liczonych od daty podpisania protokołu przekazania wyposażenia, minimalne miesięczne zakupy Partnera, będą nie mniejsze niż: 45 000,00 zł netto („obrót”)”. W ust. 9 ustalenia co do kwoty obrotu klasyfikuje się następująco „Strony zgodnie ustalają, że: a) w okresie od daty wejścia w życie Umowy do daty przekazania wyposażenia, minimalne miesięczne zakupy Partnera wyniosą co najmniej: 10 000,00 netto; b) po upływie 38 miesięcy od daty podpisania protokołu przekazania wyposażenia miesięczny obrót wyniesie nie mniej niż: 20 000,00 zł netto”. Umowa została zawarta na czas nieokreślony, okres wypowiedzenia to 1 miesiąc.

Zamówienia składane są za pośrednictwem portalu specjalnie do tego przygotowanego. W ciągu dnia składa Pani kilka zamówień wg zapotrzebowania na sklepie, gdzie żadne z nich nie przekracza kwoty 15 000,00 zł. Jednego dnia dostarczane jest kilka zamówień, każde zamówienie to jedna osobna faktura (przykładowe wartości brutto: 1 800 zł, 300 zł, 640 zł, 1 094 zł) – zamówienia opłacane są gotówką ze względu na posiadanie gotówki w sklepie ogólnospożywczym (często przyjmowana forma płatności od osób fizycznych).

W pierwszym miesiącu przed podpisaniem protokołu odbioru wyposażenia, jako Partner złożono zamówień na kwotę brutto 14 085,78 zł. Wyposażenie odebrano w 04/2025 – zamówienia złożono w przeciągu całego miesiąca na łączną kwotę brutto 18 272,22 zł (nie wykonano minimalnego obrotu ze Stroną).

W świetle obowiązujących przepisów i podpisanej umowy współpracy, z której wynika, że „Pani jako Partner ma dążyć do maksymalizacji obrotów dla Strony”, Pani wątpliwość budzi, czy „transakcja” na kwotę 15 000,00 zł to wartość: jednej faktury, umowy współpracy handlowej, jednorazowej płatności za kilka faktur o mniejszych kwotach sumowanych w miesięcznym okresie rozliczeniowym.

Mając na względzie powołane wyżej przepisy oraz przedstawiony we wniosku stan faktyczny, stwierdzić należy, że zawarła Pani umowę współpracy handlowej - która kreuje zobowiązanie do spełnienia świadczeń o określonej wartości. W tej sytuacji poszczególne (pojedyncze) zakupy (faktury) nie będą stanowić jednorazowej wartości transakcji.

Jednorazową wartość transakcji stanowić będzie ogólna wartość należności lub zobowiązań wynikająca z poszczególnych zawartych przez Panią umów.

W sytuacji więc, w której zawarła Pani umowę handlową z kontrahentem, kreującą zobowiązanie do spełnienia świadczeń o wartości przekraczającej 15 000 zł - ma Pani obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, przy czym naruszenie tego obowiązku, a więc dokonanie płatności w całości lub w części z pominięciem takiego rachunku oznacza brak możliwości zaliczenia kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca tej transakcji została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego.

Wobec powyższego, Pani stanowisko uznaję za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na stanie faktycznym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.